Gestione attrezzi per aziende artigiane in Svizzera
Quali attrezzi sono disponibili? Dove si trovano in questo momento? Chi li ha e dove dovrebbero essere riposti normalmente?
Una gestione digitale degli attrezzi permette di avere una panoramica chiara e condivisa degli attrezzi, dei luoghi, dei collaboratori e del loro stato. Nelle aziende artigiane, dove gli attrezzi passano spesso da un luogo all'altro o da un collaboratore all'altro, è facile perdere il controllo di queste informazioni.
TOOLSTATUS si concentra proprio su queste attività: in modo semplice e via web, senza richiedere un ERP complesso o una localizzazione GPS automatica.
Che cos'è la gestione degli attrezzi?
La gestione degli attrezzi è molto più di un semplice elenco di attrezzi e macchinari.
Nel lavoro quotidiano contano anche altre domande:
Dove si trova attualmente un attrezzo?
Dove dovrebbe trovarsi normalmente?
Quale collaboratore lo ha?
È disponibile, parzialmente difettoso, difettoso, mancante o in riparazione?
Quali attrezzi devono essere controllati?
Che cosa è emerso durante un inventario?
Quali movimenti o modifiche importanti ci sono stati?
Più aumentano gli attrezzi, i luoghi e i collaboratori, più diventa difficile tenere aggiornate queste informazioni affidandosi solo alla memoria, alle comunicazioni a voce o agli elenchi cartacei.
Una gestione digitale degli attrezzi riunisce tutte queste informazioni in un unico posto.
Perché nel lavoro quotidiano si perde facilmente il controllo degli attrezzi
In una piccola azienda, all'inizio molte cose si gestiscono a memoria. I collaboratori conoscono gli attrezzi e sanno più o meno dove si trovano.
Gli attrezzi, però, raramente restano a lungo nello stesso posto.
Un attrezzo viene prelevato dal magazzino e assegnato a un collaboratore. Un altro si trova in un veicolo, anche se normalmente dovrebbe essere riposto in magazzino. Un attrezzo rientra con un difetto, mentre un altro è già in riparazione.
Nascono così domande ricorrenti:
«Chi ha la sega ad affondamento?»
«Dove si trova il martello perforatore?»
«Dove dovrebbe trovarsi normalmente questo attrezzo?»
«Manca davvero la macchina o ce l'ha un collaboratore?»
«Il difetto conosciuto è già stato registrato?»
La gestione degli attrezzi non dovrebbe quindi limitarsi a mostrare quali attrezzi sono disponibili, ma dovrebbe indicare chiaramente anche il luogo attuale, l'assegnazione e lo stato.
Quali informazioni sono davvero importanti per gli attrezzi?
Non tutte le aziende hanno bisogno del sistema più completo possibile. Per il lavoro quotidiano bastano soprattutto alcune informazioni essenziali.
Dotazione di attrezzi
Prima di tutto bisogna sapere quali attrezzi appartengono all'azienda.
Se necessario, si possono aggiungere informazioni come produttore, prezzo e data d'acquisto, garanzia, data del prossimo controllo e relativa nota.
Luogo assegnato
Il luogo assegnato indica dove dovrebbe trovarsi normalmente l'attrezzo.
In TOOLSTATUS è visualizzato come «Appartiene a».
Luogo attuale
Separatamente, viene registrato dove si trova effettivamente l'attrezzo in quel momento.
In TOOLSTATUS è visualizzato come «Luogo».
Collaboratore
Se un attrezzo è in uso presso un collaboratore, anche questa assegnazione deve essere chiaramente visibile.
Stato
Oltre allo stato «Disponibile», possono essere importanti stati come «Difetto parziale», «Difettoso», «Mancante» o «In riparazione».
Cronologia
All'occorrenza deve essere possibile ricostruire quando un attrezzo è stato, per esempio, preso, restituito, spostato o segnalato come difettoso.
Cercare gli attrezzi e avere una panoramica della dotazione
Quando il numero di attrezzi aumenta, un lungo elenco non basta più.
Nel Management di TOOLSTATUS è possibile cercare gli attrezzi e filtrarli, ad esempio, per luogo, stato e scadenza del controllo.
Se si seleziona un luogo, è inoltre possibile distinguere tra:
«Appartiene qui»
Attrezzi il cui luogo assegnato corrisponde a quello selezionato.
«Tutto qui»
Attrezzi che appartengono al luogo selezionato o che si trovano attualmente lì.
«Da altri luoghi»
Attrezzi assegnati altrove, ma che al momento si trovano nel luogo selezionato.
In questo modo si può consultare la dotazione da diverse prospettive utili nel lavoro quotidiano.
Panoramica nel Management: ricerca, filtro per luogo, filtri di stato e diversi stati degli attrezzi.
Luogo assegnato e luogo attuale: dove si trova l'attrezzo e dove dovrebbe stare?
Per un attrezzo non è importante soltanto sapere dove si trova in quel momento, ma anche dove dovrebbe essere riposto normalmente.
Per questo TOOLSTATUS mantiene separati il luogo assegnato e il luogo attuale.
Esempio
Sega ad affondamento
Appartiene a:
Banco da lavoro
Luogo:
Rimorchio 2
La sega ad affondamento si trova quindi nel Rimorchio 2. Resta comunque chiaro che il suo luogo assegnato è il Banco da lavoro.
Quando l'attrezzo verrà restituito, sarà subito chiaro dove riporlo.
Questa distinzione è particolarmente utile quando un'azienda utilizza più magazzini, veicoli, cassette mobili o altri luoghi.
«Appartiene a» mostra il luogo assegnato; «Luogo» indica dove si trova attualmente l'attrezzo.
Vedere quale collaboratore ha un attrezzo
Gli attrezzi non si trovano sempre in un luogo fisso. Spesso sono in uso presso un collaboratore.
Quando un collaboratore prende un attrezzo, TOOLSTATUS mostra chi lo ha in quel momento.
Il collaboratore vede nella sezione «I miei attrezzi» gli attrezzi che ha preso. Quando li restituisce, può selezionare il luogo di destinazione.
L'accesso all'area Worker è volutamente semplice:
Aprire il link dell'azienda
Inserire il PIN aziendale
Selezionare il collaboratore
Non serve quindi un account personale con e-mail e password per ogni collaboratore.
L'area Worker si concentra sulle funzioni necessarie nel lavoro quotidiano e può essere usata direttamente sullo smartphone.
Flusso Worker sullo smartphone: aprire la panoramica, cercare gli attrezzi e aprire la scheda di un attrezzo per restituirlo o segnalare un difetto.
Documentare difetti e riparazioni
Oltre al luogo, per una gestione efficace è importante conoscere anche lo stato dell'attrezzo.
TOOLSTATUS distingue tra difetto parziale e difetto completo.
Un difetto parziale permette di registrare un problema noto quando l'attrezzo è ancora utilizzabile.
Un attrezzo con un difetto completo viene invece indicato chiaramente come difettoso.
I difetti possono essere segnalati con una descrizione e successivamente gestiti dal Management.
Se un attrezzo deve essere riparato, può essere messo in riparazione. È possibile registrare, tra l'altro, la data d'inizio, il centro riparazione e una nota.
Una volta conclusa la riparazione, l'attrezzo torna nella normale dotazione.
Difetto e riparazione restano visibili sull'attrezzo, compresi centro riparazione e nota.
Eseguire l'inventario degli attrezzi in base al luogo assegnato
Durante un inventario non basta considerare gli attrezzi che si trovano in quel momento in un determinato luogo.
È importante sapere anche quali attrezzi dovrebbero trovarsi lì.
Per questo TOOLSTATUS basa l'inventario sul luogo assegnato dell'attrezzo.
Se, per esempio, si avvia un inventario per «Banco da lavoro», vengono mostrati gli attrezzi assegnati a quel luogo.
Durante il controllo, gli attrezzi possono essere indicati, tra l'altro, come:
Presente
Confermato altrove
Non trovato
Non controllato
Che cosa significa «Confermato altrove»?
Un attrezzo appartiene, per esempio, al Banco da lavoro, ma in quel momento si trova presso un collaboratore o in un altro luogo.
Se si sa dove si trova, può essere segnato come «Confermato altrove».
In questo modo l'attrezzo non viene riportato al luogo assegnato e la sua posizione effettiva resta invariata.
È inoltre possibile aggiungere una nota d'inventario a ogni attrezzo.
Una volta concluso, il risultato dell'inventario rimane salvato e può essere consultato in seguito, stampato oppure salvato come PDF tramite la funzione di stampa del browser.
Inventario concluso: presente, confermato altrove e non trovato.
Ricostruire i movimenti degli attrezzi
Oltre allo stato attuale, può essere importante rispondere anche a questa domanda:
«Che cosa è successo a un attrezzo?»
TOOLSTATUS registra nella Cronologia le azioni importanti, per esempio:
attrezzo preso
attrezzo restituito
attrezzo spostato
difetto segnalato
difetto risolto
riparazione iniziata
riparazione conclusa
attrezzo segnalato come mancante o non trovato
azioni d'inventario
Nel Management è possibile cercare nella Cronologia e filtrare, tra l'altro, per periodo, collaboratore e gruppo di azioni.
In questo modo, i movimenti importanti possono essere ricostruiti anche in seguito.
Tenere sotto controllo le scadenze dei controlli
Per ogni attrezzo si può registrare, facoltativamente, la data del prossimo controllo.
In base alla data, TOOLSTATUS indica il controllo come:
Controllo in scadenza
Controllo in scadenza oggi
Controllo scaduto
È inoltre possibile aggiungere una nota al controllo.
La funzione è volutamente semplice. TOOLSTATUS non sostituisce un sistema completo di manutenzione, ma rende visibili direttamente sugli attrezzi le scadenze importanti.
La gestione digitale degli attrezzi richiede GPS o tracker?
Non necessariamente.
I sistemi GPS, Bluetooth o di altro tipo possono essere utili quando un'azienda vuole localizzare automaticamente gli attrezzi.
TOOLSTATUS adotta un approccio più semplice e non utilizza la localizzazione automatica.
Registra invece:
dove dovrebbe trovarsi normalmente un attrezzo
dove si trova attualmente
quale collaboratore lo ha
Queste informazioni vengono aggiornate attraverso i movimenti degli attrezzi.
Con questo metodo non è necessario installare dispositivi di localizzazione su ogni attrezzo.
Gestione degli attrezzi ed ERP possono convivere
La gestione degli attrezzi non deve necessariamente sostituire il software aziendale esistente.
Molte aziende artigiane utilizzano già programmi per la contabilità, l'amministrazione, le commesse o altri processi aziendali.
TOOLSTATUS può essere utilizzato da solo oppure insieme a un ERP o a un software gestionale già in uso.
L'azienda può continuare a utilizzare il proprio sistema e impiegare TOOLSTATUS in modo mirato per:
dotazione di attrezzi
luoghi
assegnazione ai collaboratori
difetti e riparazioni
inventari
movimenti degli attrezzi
Non è quindi necessario sostituire l'intero sistema soltanto per rendere più semplice e chiara la gestione degli attrezzi.
Quale soluzione è adatta a un'azienda artigiana?
La soluzione più adatta dipende dai processi reali dell'azienda.
Una piccola o media azienda artigiana non ha le stesse esigenze di una grande impresa industriale.
Una gestione degli attrezzi dovrebbe soprattutto:
essere semplice da capire nel lavoro quotidiano
funzionare su smartphone e PC
coinvolgere facilmente i collaboratori
gestire luoghi diversi
distinguere il luogo assegnato dal luogo attuale
rendere visibili difetti e riparazioni
permettere un inventario pratico
non creare più lavoro amministrativo del necessario
TOOLSTATUS si rivolge in particolare alle piccole e medie aziende artigiane e alle imprese di costruzione in Svizzera, per esempio:
carpenteria e costruzioni in legno
copritetti
costruzioni metalliche
elettricisti
installatori di impianti sanitari
aziende di giardinaggio
officine
altre aziende artigiane e imprese di costruzione
TOOLSTATUS rimane volutamente una soluzione generale per la gestione degli attrezzi e non copre tutti i processi specialistici dei singoli settori.
TOOLSTATUS per una gestione semplice degli attrezzi
TOOLSTATUS è basato sul web e funziona su smartphone, tablet e PC.
Nel Management si gestiscono gli attrezzi e si mantiene una panoramica di luoghi, assegnazioni ai collaboratori, difetti, riparazioni, inventari e movimenti importanti.
I collaboratori dispongono di un'interfaccia Worker semplificata per le attività quotidiane.
Non è necessario installare un'app dall'App Store. Sullo smartphone, l'applicazione web può anche essere aggiunta alla schermata Home.
TOOLSTATUS supporta attualmente il tedesco e l'italiano.
Gestire separatamente attrezzi e materiale
Questa pagina è dedicata alla gestione degli attrezzi.
TOOLSTATUS offre inoltre una semplice gestione del materiale con scorte, scorta minima, scorta desiderata facoltativa e materiale preparato per i collaboratori.
La gestione degli attrezzi e quella del materiale restano due aree separate.
Domande frequenti sulla gestione degli attrezzi
Che cos'è una gestione digitale degli attrezzi?
Una gestione digitale degli attrezzi aiuta le aziende a registrare in un unico posto gli attrezzi disponibili, i luoghi, le assegnazioni ai collaboratori e lo stato di ogni attrezzo. A seconda della soluzione, si possono documentare anche difetti, riparazioni, inventari e movimenti.
Qual è la differenza tra luogo assegnato e luogo attuale?
Il luogo assegnato indica dove dovrebbe trovarsi normalmente un attrezzo. Il luogo attuale indica invece dove si trova in quel momento. TOOLSTATUS mantiene separate queste due informazioni.
Posso vedere quale collaboratore ha un attrezzo?
Sì. Quando un attrezzo è assegnato a un collaboratore, questa informazione è visibile. Nella propria area Worker, il collaboratore vede anche gli attrezzi che ha preso.
TOOLSTATUS funziona sullo smartphone?
Sì. TOOLSTATUS è basato sul web e può essere utilizzato su smartphone, tablet e PC.
TOOLSTATUS richiede GPS o tracker Bluetooth?
No. TOOLSTATUS non localizza automaticamente gli attrezzi tramite GPS o Bluetooth. Il luogo e l'assegnazione al collaboratore vengono aggiornati quando gli attrezzi vengono presi, restituiti o spostati.
Come funziona un inventario degli attrezzi?
L'inventario viene avviato per un luogo specifico. L'elenco degli attrezzi attesi si basa sul luogo assegnato. Durante il controllo, gli attrezzi possono essere segnati, tra l'altro, come presenti, confermati altrove o non trovati.
È possibile documentare difetti e riparazioni?
Sì. TOOLSTATUS distingue tra difetti parziali e difetti completi. I difetti possono essere segnalati e risolti. Gli attrezzi difettosi possono inoltre essere messi in riparazione.
TOOLSTATUS può essere utilizzato insieme a un ERP?
Sì. TOOLSTATUS non deve sostituire l'ERP o un altro software aziendale già in uso. Può affiancarlo come soluzione specifica per la gestione degli attrezzi.
Provare la gestione degli attrezzi con TOOLSTATUS
Chi vuole capire se TOOLSTATUS è adatto alla propria azienda può provare TOOLSTATUS gratuitamente e senza impegno per 14 giorni con un'azienda di prova.
Dopo il periodo di prova, per le aziende fino a 30 collaboratori TOOLSTATUS costa:
CHF 79 al mese per azienda
Nessun rinnovo automatico del periodo di prova gratuito.
