Werkzeugverwaltung für Handwerksbetriebe in der Schweiz
Welche Werkzeuge sind vorhanden? Wo befinden sie sich aktuell? Welcher Mitarbeiter hat sie – und wo gehören sie normalerweise hin?
Eine digitale Werkzeugverwaltung schafft einen gemeinsamen Überblick über Werkzeugbestand, Standorte, Mitarbeiter und Zustand. Gerade in Handwerksbetrieben, in denen Werkzeuge regelmässig den Ort oder den Mitarbeiter wechseln, können diese Informationen im Alltag schnell unübersichtlich werden.
TOOLSTATUS konzentriert sich auf genau diese Aufgaben – einfach und webbasiert, ohne ein umfangreiches ERP oder automatische GPS-Ortung vorauszusetzen.
Was ist eine Werkzeugverwaltung?
Werkzeugverwaltung bedeutet mehr als eine Liste mit Maschinen und Geräten.
Neben dem eigentlichen Werkzeugbestand sind im Arbeitsalltag weitere Fragen wichtig:
Wo befindet sich ein Werkzeug aktuell?
Wo gehört es normalerweise hin?
Welcher Mitarbeiter hat es?
Ist es verfügbar, teildefekt, defekt, vermisst oder in Reparatur?
Welche Werkzeuge müssen kontrolliert werden?
Was wurde bei einer Inventur festgestellt?
Welche wichtigen Bewegungen oder Änderungen gab es?
Je mehr Werkzeuge, Standorte und Mitarbeitende ein Betrieb hat, desto schwieriger wird es, diese Informationen nur über Zurufe, Erinnerungen oder Papierlisten aktuell zu halten.
Eine digitale Werkzeugverwaltung führt diese Informationen an einem zentralen Ort zusammen.
Warum Werkzeugverwaltung im Handwerk schnell unübersichtlich wird
In einem kleinen Betrieb funktioniert vieles zunächst aus dem Kopf. Die Mitarbeitenden kennen die Maschinen und wissen ungefähr, wo etwas steht.
Doch Werkzeuge bleiben selten dauerhaft am gleichen Ort.
Ein Werkzeug wird aus dem Magazin genommen und einem Mitarbeiter zugeordnet. Ein anderes liegt momentan in einem Fahrzeug, obwohl es normalerweise ins Magazin gehört. Eine Maschine kommt mit einem Defekt zurück, während eine andere bereits in Reparatur ist.
Dann entstehen typische Fragen:
„Wer hat die Tauchsäge?“
„Wo befindet sich der Bohrhammer?“
„Wo gehört dieses Werkzeug normalerweise hin?“
„Fehlt die Maschine wirklich oder hat sie ein Mitarbeiter?“
„Ist der bekannte Defekt bereits dokumentiert?“
Eine Werkzeugverwaltung sollte deshalb nicht nur zeigen, welche Werkzeuge vorhanden sind. Sie sollte auch den aktuellen Ort, die Zuordnung und den Zustand verständlich darstellen.
Welche Informationen sind bei Werkzeugen wirklich wichtig?
Nicht jeder Betrieb benötigt ein möglichst umfangreiches System. Für den täglichen Überblick sind vor allem einige grundlegende Informationen entscheidend.
Werkzeugbestand
Zunächst muss klar sein, welche Werkzeuge überhaupt zum Betrieb gehören.
Bei Bedarf können zusätzliche Informationen wie Hersteller, Kaufpreis, Kaufdatum, Garantie oder nächster Prüftermin ergänzt werden.
Sollort
Der Sollort beschreibt, wo das Werkzeug normalerweise hingehört.
In TOOLSTATUS wird dieser als „Gehört zu“ angezeigt.
Aktueller Ort
Davon getrennt wird festgehalten, wo das Werkzeug momentan tatsächlich liegt.
In TOOLSTATUS wird dieser als „Standort“ angezeigt.
Mitarbeiter
Ist ein Werkzeug bei einem Mitarbeiter, sollte auch diese Zuordnung eindeutig sichtbar sein.
Zustand
Neben verfügbar können beispielsweise auch teildefekt, defekt, vermisst oder in Reparatur wichtige Zustände sein.
Verlauf
Bei Bedarf sollte nachvollziehbar bleiben, wann ein Werkzeug beispielsweise genommen, zurückgegeben, verschoben oder als defekt gemeldet wurde.
Werkzeuge suchen und den Bestand überblicken
Mit wachsendem Werkzeugbestand reicht eine lange Liste irgendwann nicht mehr aus.
In TOOLSTATUS kann Management Werkzeuge suchen und unter anderem nach Status, Standort, Suchbegriff und Prüfstatus filtern.
Bei einem ausgewählten Standort kann zusätzlich unterschieden werden:
„Gehört hierhin“
Werkzeuge, deren Sollort der ausgewählte Standort ist.
„Alles hier“
Werkzeuge, die dort hingehören oder sich aktuell dort befinden.
„Zusätzlich hier“
Werkzeuge, deren Sollort woanders liegt, die sich momentan aber am ausgewählten Standort befinden.
Damit lässt sich der Werkzeugbestand aus unterschiedlichen praktischen Blickwinkeln betrachten.
Werkzeugübersicht im Management: Suche, Ortsfilter, Statusfilter und echte Werkzeugzustände.
Sollort und aktueller Ort: Wo ist das Werkzeug – und wo gehört es hin?
Eine wichtige Information bei Werkzeugen ist nicht nur, wo sie gerade liegen, sondern auch, wo sie normalerweise hingehören.
TOOLSTATUS führt deshalb Sollort und aktuellen Ort getrennt.
Beispiel
Tauchsäge
Gehört zu:
Werkbank
Standort:
Anhänger 2
Die Tauchsäge liegt also momentan im Anhänger. Gleichzeitig bleibt klar, dass ihr Sollort die Werkbank ist.
Wird das Werkzeug später zurückgebracht, muss niemand überlegen, wohin es gehört.
Diese Trennung ist besonders hilfreich, wenn ein Betrieb mehrere Magazine, Fahrzeuge, mobile Werkzeugkisten oder andere Standorte verwendet.
„Gehört zu“ zeigt den Sollort, „Standort“ den aktuellen Ort des Werkzeugs.
Sehen, welcher Mitarbeiter ein Werkzeug hat
Werkzeuge befinden sich nicht immer an einem festen Standort. Häufig hat ein Mitarbeiter sie direkt bei sich.
Wenn ein Worker ein Werkzeug übernimmt, wird in TOOLSTATUS sichtbar, welcher Mitarbeiter es aktuell hat.
Der Mitarbeiter selbst sieht seine übernommenen Werkzeuge unter „Meine Werkzeuge“. Bei einer Rückgabe kann wieder ein Zielort ausgewählt werden.
Der Worker-Zugang ist bewusst einfach:
Firmenlink öffnen
Firmen-PIN eingeben
Mitarbeiter auswählen
Für jeden einzelnen Worker ist deshalb kein persönliches E-Mail-Konto mit eigenem Passwort notwendig.
Die Worker-Oberfläche ist auf die Funktionen konzentriert, die Mitarbeitende im Arbeitsalltag benötigen und kann direkt auf dem Smartphone verwendet werden.
Worker-Ablauf auf dem Smartphone: Übersicht öffnen, Werkzeuge suchen und ein konkretes Werkzeug öffnen, um es zurückzugeben oder einen Defekt zu melden.
Defekte und Reparaturen dokumentieren
Neben dem Standort gehört auch der Zustand eines Werkzeugs zu einer brauchbaren Werkzeugverwaltung.
TOOLSTATUS unterscheidet zwischen Teildefekt und Voll-Defekt.
Bei einem Teildefekt kann ein bekanntes Problem dokumentiert werden, obwohl das Werkzeug grundsätzlich noch nutzbar ist.
Ein vollständig defektes Werkzeug wird entsprechend als defekt behandelt.
Defekte können mit einer Beschreibung gemeldet und später vom Management bearbeitet werden.
Muss ein Werkzeug repariert werden, kann es in Reparatur gesetzt werden. Dabei können unter anderem Reparaturbeginn, Reparaturstelle und eine Notiz hinterlegt werden.
Nach Abschluss der Reparatur kann das Werkzeug wieder in den normalen Bestand zurückgeführt werden.
Defekt und Reparatur bleiben am Werkzeug sichtbar – inklusive Reparaturstelle und Notiz.
Werkzeug-Inventur nach dem Sollort durchführen
Bei einer Inventur reicht es nicht, einfach alle Werkzeuge zu betrachten, die momentan an einem Ort liegen.
Entscheidend ist auch, welche Werkzeuge dort eigentlich hingehören.
TOOLSTATUS verwendet deshalb für eine Inventur den Sollort eines Werkzeugs.
Wird beispielsweise eine Inventur für „Werkbank“ gestartet, erscheinen die Werkzeuge, deren Sollort dort hinterlegt ist.
Während der Kontrolle können Werkzeuge unter anderem als:
vorhanden
ausserhalb bestätigt
nicht gefunden
noch nicht kontrolliert
Was bedeutet „Ausserhalb bestätigt“?
Ein Werkzeug gehört beispielsweise zur Werkbank, befindet sich momentan aber bei einem Mitarbeiter oder an einem anderen Standort.
Ist bekannt, wo es sich befindet, kann es als „Ausserhalb bestätigt“ kontrolliert werden.
Dadurch wird das Werkzeug nicht an seinen Sollort zurückgebucht. Sein tatsächlicher aktueller Zustand bleibt erhalten.
Zusätzlich können bei einzelnen Werkzeugen Inventurnotizen hinterlegt werden.
Nach dem Abschluss bleibt das Inventurergebnis gespeichert und kann später wieder angesehen sowie über die Browser-Druckfunktion gedruckt oder als PDF gespeichert werden.
Abgeschlossene Inventur: vorhanden, ausserhalb bestätigt und nicht gefunden.
Werkzeugbewegungen später nachvollziehen
Neben dem aktuellen Zustand kann auch die Frage wichtig werden:
„Was ist mit einem Werkzeug passiert?“
TOOLSTATUS dokumentiert wichtige Aktionen im Journal, beispielsweise:
genommen
zurückgegeben
verschoben
Defekt gemeldet
Defekt geschlossen
Reparatur gestartet
Reparatur abgeschlossen
vermisst bzw. nicht gefunden gemeldet
Inventuraktionen
Management kann das Journal durchsuchen und unter anderem nach Zeitraum, Mitarbeiter und Aktionsgruppe filtern.
So bleiben wichtige Werkzeugbewegungen auch später nachvollziehbar.
Prüftermine einfach berücksichtigen
Für ein Werkzeug kann optional ein nächstes Prüfdatum hinterlegt werden.
Je nach Datum kennzeichnet TOOLSTATUS die Prüfung als:
bald fällig
heute fällig
überfällig
Zusätzlich kann eine Prüfnotiz hinterlegt werden.
Die Funktion bleibt bewusst einfach. TOOLSTATUS soll damit kein umfangreiches Wartungs- oder Instandhaltungssystem ersetzen, sondern wichtige Prüftermine direkt bei den Werkzeugen sichtbar machen.
Braucht eine digitale Werkzeugverwaltung GPS oder Tracker?
Nicht zwingend.
GPS-, Bluetooth- oder andere Tracking-Systeme können sinnvoll sein, wenn ein Betrieb Werkzeuge automatisch orten möchte.
TOOLSTATUS verfolgt einen einfacheren Ansatz und verwendet keine automatische Standortverfolgung.
Stattdessen wird festgehalten:
wo ein Werkzeug normalerweise hingehört
wo es aktuell liegt
welcher Mitarbeiter es hat
Diese Informationen werden bei den Werkzeugbewegungen aktualisiert.
Damit ist keine zusätzliche Ortungshardware an jedem Werkzeug notwendig.
Werkzeugverwaltung und ERP müssen kein Entweder-oder sein
Eine Werkzeugverwaltung muss nicht automatisch die bestehende Betriebssoftware ersetzen.
Viele Handwerksbetriebe verwenden bereits Programme für Buchhaltung, Administration, Aufträge oder andere Geschäftsprozesse.
TOOLSTATUS kann eigenständig oder ergänzend zu einer bestehenden ERP- oder Betriebssoftware eingesetzt werden.
Ein Betrieb kann sein bestehendes System weiterverwenden und TOOLSTATUS gezielt für folgende Aufgaben einsetzen:
Werkzeugbestand
Standorte
Mitarbeiterzuordnung
Defekte und Reparaturen
Inventuren
Werkzeugbewegungen
So muss nicht das gesamte bestehende System ersetzt werden, nur weil die Werkzeugverwaltung einfacher oder übersichtlicher gelöst werden soll.
Welche Werkzeugverwaltung passt zu einem Handwerksbetrieb?
Die passende Lösung hängt von den tatsächlichen Abläufen im Betrieb ab.
Ein kleiner oder mittlerer Handwerksbetrieb benötigt nicht automatisch dieselben Systeme wie ein grosses Industrieunternehmen.
Eine Werkzeugverwaltung sollte vor allem:
im Alltag schnell verständlich sein
auf Smartphone und PC funktionieren
Mitarbeiter einfach einbinden
unterschiedliche Standorte abbilden
Sollort und aktuellen Ort nachvollziehbar machen
Defekte und Reparaturen sichtbar halten
eine praktische Inventur ermöglichen
nicht mehr Verwaltungsaufwand verursachen als nötig
TOOLSTATUS richtet sich besonders an kleine und mittlere Handwerks- und Baubetriebe in der Schweiz, beispielsweise:
Holzbau und Zimmerei
Dachdecker
Metallbau
Elektro
Sanitär
Gartenbau
Werkstätten
weitere Handwerks- und Baubetriebe
TOOLSTATUS bleibt dabei bewusst eine allgemeine Werkzeugverwaltung und bildet nicht jede branchenspezifische Speziallogik ab.
TOOLSTATUS als einfache Werkzeugverwaltung
TOOLSTATUS ist webbasiert und funktioniert auf Smartphone, Tablet und PC.
Management verwaltet die Werkzeuge und erhält den Überblick über Standorte, Mitarbeiterzuordnungen, Defekte, Reparaturen, Inventuren und wichtige Bewegungen.
Mitarbeitende erhalten eine vereinfachte Worker-Oberfläche für ihre täglichen Abläufe.
Eine Installation aus einem App Store ist nicht zwingend notwendig. Auf einem Smartphone kann die Web-App zusätzlich zum Homescreen hinzugefügt werden.
TOOLSTATUS unterstützt aktuell Deutsch und Italienisch.
Werkzeug und Material bewusst getrennt verwalten
Der Schwerpunkt dieser Seite liegt auf der Werkzeugverwaltung.
TOOLSTATUS bietet zusätzlich eine einfache Materialverwaltung mit Bestand, Mindestbestand, optionalem Sollbestand und vorbereitetem Material für Mitarbeiter.
Werkzeug- und Materialverwaltung bleiben dabei getrennte Bereiche.
Häufige Fragen zur Werkzeugverwaltung
Was ist eine digitale Werkzeugverwaltung?
Eine digitale Werkzeugverwaltung hilft Betrieben dabei, Werkzeugbestand, Standorte, Mitarbeiterzuordnungen und Werkzeugzustände zentral festzuhalten. Je nach Lösung können zusätzlich Defekte, Reparaturen, Inventuren und Bewegungen dokumentiert werden.
Was ist der Unterschied zwischen Sollort und aktuellem Ort?
Der Sollort beschreibt, wo ein Werkzeug normalerweise hingehört. Der aktuelle Ort zeigt, wo es momentan tatsächlich liegt. TOOLSTATUS führt beide Informationen getrennt.
Kann ich sehen, welcher Mitarbeiter ein Werkzeug hat?
Ja. Wenn ein Werkzeug bei einem Mitarbeiter ist, wird diese Zuordnung angezeigt. Der Mitarbeiter sieht seine übernommenen Werkzeuge zusätzlich unter „Meine Werkzeuge“.
Funktioniert TOOLSTATUS auf dem Smartphone?
Ja. TOOLSTATUS ist webbasiert und kann auf Smartphone, Tablet und PC verwendet werden.
Braucht TOOLSTATUS GPS oder Bluetooth-Tracker?
Nein. TOOLSTATUS verwendet keine automatische GPS- oder Bluetooth-Ortung. Standort und Mitarbeiterzuordnung werden über die Werkzeugbewegungen aktualisiert.
Wie funktioniert eine Werkzeug-Inventur?
Eine Inventur wird für einen konkreten Standort gestartet. Die erwartete Werkzeugliste basiert auf dem Sollort. Werkzeuge können unter anderem als vorhanden, ausserhalb bestätigt oder nicht gefunden kontrolliert werden.
Können Defekte und Reparaturen dokumentiert werden?
Ja. TOOLSTATUS unterscheidet Teildefekte und Voll-Defekte. Defekte können gemeldet und geschlossen werden. Defekte Werkzeuge können zusätzlich in Reparatur gesetzt werden.
Kann TOOLSTATUS zusätzlich zu einem ERP eingesetzt werden?
Ja. TOOLSTATUS muss ein bestehendes ERP oder eine andere Betriebssoftware nicht ersetzen. Es kann gezielt ergänzend für die Werkzeugverwaltung eingesetzt werden.
Werkzeugverwaltung mit TOOLSTATUS testen
Wer herausfinden möchte, ob TOOLSTATUS zum eigenen Betrieb passt, kann eine Testfirma 14 Tage kostenlos und unverbindlich nutzen.
Für Betriebe bis 30 Mitarbeitende kostet TOOLSTATUS anschliessend:
CHF 79 pro Monat pro Firma
Keine automatische Verlängerung des kostenlosen Tests.
